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www.dokg.com 2008-4-10 20:39:46 来源：加里.马内尼克 著 吴洪淇 译
二 计算机在法律办公室中的应用
本部分着重介绍那些专门为法律办公室而设计的主要的计算机应用软件（见第六章中对硬件产品的一个讨论）。计算机应用软件是指那些为某一特定目的、为计算机所编写的程序。“软件”告诉“硬件”应该做什么。在商业性软件可广泛获得之前，计算机软件要么是为某一个特定的使用者而编写，要么就是安装在某一专用的机器上（比如，一个单机（stand-alone）文字处理器）。通常说来，有三类应用性软件：通用类、行业特殊种类以及定制类。通用类软件是设计用来处理某一类与行业无关的特殊任务的（比如文字处理）。行业特殊种类软件是设计用来解决某一行业特有的任务的（律师服务计时或者律师服务账单）。定制类软件是为某一个特殊使用者或者特殊用途而编写的。由于通用类和行业??特殊商业软件程序越来越富于兼容性以至于足以允许通过对其自身的改造来满足特殊使用者的需要，因而对定制类软件的需求降低了。
以下两篇论文讨论了法律办公室内的计算机应用程序。
技术：其对你实务活动的影响：法律办公室软件技术的进展
选自《路易斯安那律师期刊》，Craig T. Broussard（2001年四月）
法律职业的发展变迁已经经常导致了新的计算机技术在办公室中的吸收运用。律师们已经经常迅速地购买使用新的计算机软件。文字处理、会计、计时和记账、电子邮件、浏览器乃至文档汇编软件对于大多数法律办公室而言都是必不可少的。这些是和公文包与西装一样成为法律实务景观的一部分。
新型的软件正日益变得能够以合理的价格广泛地获得并且可能对法律办公室计算机技术产生另外一种较大的影响。文档管理、案件管理、法律援助、审判意见（trial presentation）、演说呈文（speech presentation）以及更为专业的软件种类在较大型的且更为技术化管理的事务所之间都是一样的。然而，较小的事务所??以及那些寻求避免他们所觉察到的技术的代价高昂的“流血之刃”的事务所??也可以从新的程序中获益匪浅，比如可以提高效率和效果。
对于采用新的软件的主要障碍仅仅在于许多律师不清楚软件的性能或者无法确切地知道这些性能如何适用于律师的事务之中。那些以“你不可能买不起这种新的软件”这样的句子开头的销售方式（sales pitches）对于那些律师而言好像空话一般，这些律师习惯于被告知没有了那些不是也将永远不会是不可或缺的产品他们将无法生存下去。当该律师没有清楚地确信软件是用来做什么的、该软件如何融入律师们日常的法律实务之中或者如何进行针对此种软件所带来的转换的时候，这种过渡吹嘘的感觉就会尤为强烈。
当然，你附近友好的软件转售商也许会很乐意坐在你身边向您解释所能得到的软件的种类，展示软件的用途和好处并且为你和你的职员提供软件培训。在同一种类（比如文档管理）的诸多候选产品中选择正确的软件常常是更为困难的。在你找到那种拥有你最需要的感觉和性能的软件之前，你也许不得不试播完几盒子软件。
软件转售商们常常对于软件甚至是他们所销售的软件的优点和缺点都相当的直言不讳，而且在互联网上有许多的资源（比如技术化律师社区（the Technolawyer Community））来提供与不同软件和不同种类软件相关的轶事或专家建议。虽然有关获取何种软件的决定常常要求你宝贵时间的重要投入，但是这项工作所获得的收益常常远远超过其成本。
那么，这种新的软件是什么？
案件管理
案件管理软件（比如Time Matter，American Attorney或者Abacus Law）将文件、客户、联系以及其他信息都整合成一个单一的、集中的数据库，这个数据库可以以一种最适合你的需要的背景得以很容易地进入。比如，你能够浏览到与某一特殊案子、特定的客户、联系以及律师相关的所有信息，这些信息呈现出一种高度组织的、容易接近的并且可理解的的形式。
目标在于通过将那些已经输入计算机系统的案件、客户、联系或者律师数据整合成一份新的数据资料从而使数据入口（date entry）最小化。在这些程序当中，电子日历与数据库直接联在一起，开会和开庭日期被设置成在你的电子日历中自动显示，当到了该你前往赴约的时候，就会发出警示性的钟声。这些功能当中有一些可以由你已经拥有的其它物品??比如Microsoft Exchange或者Novell Groupwise??来提供，虽然案件管理软件能提供更强的适应性和更多的性能。
这些成果同样能通过让职员们在文档创建上少花些时间从而来提高事务所的工作效率。你可以从你的客户和案件纪录中直接创建文档，从数据库中调出信息并将这些信息加入你已经制作好的文档之中，从而无需让你的秘书一次次地重复进入同一个辨识信息（identifying information）。
文档管理
像Worldox，PC Docs或者iManage这样的文档管理软件可以使我们更容易以一种组织化方式来保存文档并且当你或者办公室的其他人需要这些文档时，我们可以更容易地检索这些文档。这个程序要求使用者们将某一文件夹信息存入每一个文档之中，然后把这些文档存入一个数据库而不是存入一个传统意义上的目录或者子目录格式之中。
当一个文档??比如一封你存于Jones文件夹的写给Bill Smith的信??将会在其后的某一日被再次访问时，你可以迅速地调出（call upon）一个清单，在这个清单上有Jones文件夹中所有的信件，给Bill Smith的所有信件，所有你写过的信件或者你在三月份写过的所有的信件。此一程序同样会将文档中的全部正文编入索引之中，这样能够使你找到正文的某些特定部分。这种软件免除了在计算机上“整理档案”的需要，但是如果做法不当的话，这种软件也许会更为耗费时间并且使事情变得更糟。
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